Call for Tenders - details

NOTE : Cet appel d'offres est disponible en format .pdf pour impression.

1 INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

1.1 Objet de l'appel d'offres

Dans le cadre de ses activités commerciales, la SAQ vend au détail des boissons alcooliques à travers le territoire québécois. Désireuse de satisfaire sa clientèle, la SAQ veut offrir des produits connexes aux boissons alcooliques.

Le présent appel d'offres a pour objet d'obtenir des offres pour acquérir des produits connexes aux boissons alcooliques pour fin de commercialisation, le tout selon les conditions de la Société des alcools du Québec (ci-après appelée la SAQ), contenues au présent document.

Les quantités mentionnées au présent appel d'offres sont à titre indicatif seulement, sans aucun engagement de la part de la SAQ quant aux quantités commandées.

La SAQ vous invite donc à lui soumettre des offres de « Produits connexes sans alcool» pour son réseau de succursales.

1.2 Transmission des offres

Vos offres, incluant la dernière version du formulaire de présentation - Produit connexe sans alcool (2011-01-20), une photo du produit en format image JPG et un chèque de 129,95 $ CA ou 130,79 $ US, non remboursable, doivent parvenir à nos bureaux AU PLUS TARD, LE JEUDI 10 FÉVRIER 2011, à 17 h, heure locale de Montréal, Québec (Canada).

La SAQ se réserve le droit d'apporter des modifications au document d'appel d'offres avant l'heure et la date limite du dépôt des offres et, le cas échéant, de modifier également ces heure et date limites. Les modifications deviennent parties intégrantes du document d'appel d'offres. Les modifications seront ajoutées, en ligne, au présent appel d'offres.

La description des produits requis au présent appel d'offres est disponible à la section - Besoins spécifiques que vous trouverez à la fin de cet appel d'offres.

Le fournisseur doit remplir en format EXCEL le Formulaire de présentation - Produit connexe sans alcool, disponible sur le portail électronique www.saq-b2b.com sous l'onglet Politique et normes, à la section Formulaire particulier. Tout autre format ou mode de transmission sera refusé (Ex. : JPG, PDF, télécopie, papier ou autres).

Le fournisseur doit obligatoirement compléter toutes les cases du formulaire. Seules les informations présentées sur le formulaire de présentation seront considérées pour fin d'analyse des offres.

Le fournisseur doit retourner à la SAQ, avec son formulaire dûment complété, une copie intégrale du document d'appel d'offres en format PDF afin de confirmer son acceptation de toutes les conditions figurant au document d'appel d'offres.

Le fournisseur doit enregistrer le formulaire complété sur son poste de travail en utilisant le numéro de la pièce jointe comme nom de fichier.

Le fournisseur doit créer et envoyer un courriel distinct pour chaque produit qu'il propose.

Dans l'objet du message le fournisseur doit inscrire le numéro de pièce jointe.

Dans le corps du message, le fournisseur doit déclarer les points suivants :

- Le nom du fournisseur.
- Que le fournisseur transmet une offre de produit sur le formulaire de présentation de la SAQ.
- Que le fournisseur respectera tous les engagements prévus au formulaire de présentation et au document d'appel d'offres, notamment, ceux concernant les garanties de vente.
- Qu'il est habilité à faire les présentes déclarations et à engager le fournisseur.
- Le nom du signataire.

Note : si l'offre est expédiée par l'agent, il devra indiquer le numéro de procuration assigné par la SAQ dans les déclarations.

Le message doit être expédié à l'adresse électronique selectiondesproduits@saq.qc.ca

Une photo numérique (format standard JPG 500ko à 1Mo) du produit connexe présenté doit obligatoirement accompagner votre formulaire.

Pour plus d'information sur la façon de remplir le formulaire de présentation, le fournisseur peut communiquer avec le Service d'Assistance aux Relations d'Affaires (SARA) aux coordonnées suivantes :

Par téléphone : 514 254-2711
Par courriel : sara@saq.qc.ca.

Seuls les paiements par chèque sont autorisés. Les paiements par transfert bancaire électronique ou par carte de crédit ne sont pas acceptés.

Le chèque devra être libellé à l'attention de la SAQ et devra faire référence au numéro de la pièce jointe mentionné sur le Formulaire de présentation. Il devra être acheminé à l'adresse suivante :

SAQ - Administration et opérations (inscrire le numéro de la Pièce jointe : PCNX-S-000000)
Division de la commercialisation
905, avenue de Lorimier
3e étage
Montréal (Québec)
Canada H2K 3V9

Le chèque doit être reçu au plus tard le 10 février 2011, à défaut de quoi l'offre présentée sera non recevable.

1.3 Évaluation des offres

À partir des offres reçues, la SAQ effectuera une présélection, pour ne retenir que les produits répondant aux critères énoncés sur le document « Annexe - Besoins spécifiques ». Seuls ces produits seront retenus pour fin d'évaluation et feront l'objet d'une demande d'échantillon.

La SAQ détermine si les offres sont conformes aux instructions de transmission ci-haut, sur réception de celles-ci. Elle pourra considérer que toute omission, abstention, imprécision ou éléments de non-conformité avec l'une ou l'autre des dispositions du document d'appel d'offres, rend une offre non conforme et pourra, de ce fait l'écarter.

La SAQ évalue les offres à partir des informations qu'elles contiennent. Toutefois, s'il s'avérait nécessaire d'obtenir des précisions relativement à une offre, la SAQ pourra alors les demander au fournisseur, et les précisions ainsi obtenues feront alors partie intégrante de l‘offre concernée.

Les précisions doivent uniquement améliorer la présentation de l'offre et ne doivent en aucune façon permettre d'en modifier le contenu, sinon elles doivent être considérées telles quelles et présentées sans ces dernières précisions.

La SAQ se réserve le droit de demander au fournisseur de corriger toute omission ou erreur dans sa proposition et dans le délai que lui fixera la SAQ. Toutefois, ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation du prix soumis.

La SAQ se réserve le droit de :

?{ vérifier toute information fournie;
?{ évaluer l'offre en fonction de tous les besoins énoncés au présent appel d'offres, et, en outre, en fonction des critères non limitatifs suivants :

?{ la présentation visuelle, le design innovateur et la notoriété locale des produits;
?{ la qualité des produits offerts;
?{ les normes d'étiquetage et d'emballage;
?{ la constitution et l'élaboration des produits;
?{ la diversité des offres;
?{ les coûts accessoires que la SAQ devra assumer;
?{ l'aspect environnemental;
?{ le prix.

La SAQ se réserve le droit de n'accepter aucune des offres reçues ainsi que d'annuler le présent appel d'offres et rejeter toutes les offres, sans aucune indemnité pour les fournisseurs et sans que la SAQ ne soit responsable des frais et des pertes encourues par les fournisseurs.

Pour les produits qui auront été présélectionnés, la SAQ demandera aux fournisseurs de faire parvenir à la SAQ deux (2) échantillons du produit final et complet. Afin d'éviter toute confusion, le fournisseur doit attendre la réponse de présélection de la SAQ avant de faire parvenir les pièces requises. La date limite de réception des pièces sera inscrite dans la demande.

Toutes les offres présentées ainsi que tous les documents et échantillons s'y rattachant demeurent la propriété exclusive de la SAQ.

La SAQ n'assumera aucune dépense encourue par le fournisseur pour préparer son offre ou pour fournir des renseignements supplémentaires, qui pourraient être exigés de lui pour étudier son offre.

1.4 Attribution partielle

La SAQ pourra adjuger en tout ou en partie des biens à un ou plusieurs soumissionnaires.

2 CONDITIONS GÉNÉRALES

2.1 Respect des politiques de la SAQ

La première livraison devra obligatoirement être effectuée à l'entrepôt de la SAQ à Montréal au plus tard à la date inscrite au bon de commande, sans quoi la SAQ se réserve le droit de retourner la marchandise au frais du fournisseur.

Après son acceptation, un produit est acheté et mis en marché conformément aux modalités prévues à l'entente de commercialisation intervenue entre la SAQ et le fournisseur concerné.

Cette entente est constituée des documents contractuels suivants :

a) la fiche de présentation et tous les documents d'accompagnement remis par le fournisseur, tel que ces documents ont pu être modifiés ou précisés;

b) le bon de commande de la SAQ;

c) la Politique d'achat et de mise en marché ainsi que tous les documents qui s'y réfèrent, disponibles sur le portail électronique www.saq-b2b.com.

Cependant, la SAQ pourra exiger la signature d'une entente écrite qui sera rédigée en français par les conseillers juridiques de la SAQ.

L'entente de commercialisation débutera le 1er juillet 2011 et se terminera le 30 juin 2013.

2.2 Fabrication au Québec

Pour les produits où il est spécifié que la fabrication doit être réalisée au Québec, le fournisseur devra obligatoirement se soumettre à cette exigence.

L'expression « réaliser la fabrication au Québec » signifie qu'un fournisseur doit réaliser, au Québec, une opération qui contribue significativement à l'obtention du produit final et sans laquelle opération, le produit ne pourrait exercer la fonction pour laquelle il est vendu.

2.3 Produits équitables

Un fournisseur qui présente des produits avec la mention « Équitable » doit être détenteur d'une licence appropriée lui permettant de commercialiser des produits avec la certification « Équitable ».

Le logo « ÉQUITABLE » devra être apposé sur les produits.

Le nom de l'organisme d'accréditation (TransFair ou Fairtrade) devra obligatoirement être inscrit dans la case « Information supplémentaire » de la section « Autre » de l'onglet « Notoriété » du formulaire de présentation.

Des preuves de certification et/ou d'accréditation seront exigées ultérieurement.

2.4 Déclaration environnementale

Un producteur qui présente un produit avec une déclaration environnementale devra se conformer aux normes décrites dans le Guide pour l'industrie et les publicitaires de l'Association canadienne de normalisation du Canada disponible à l'adresse électronique www.csa.ca/cm/plus-14021-guide-for-industry-and-advertisers.

Lors de l'adjudication d'un nouveau produit, les fournisseurs devront compléter le formulaire « Déclarations environnementales - Règles à respecter » de la SAQ, disponible sur notre portail électronique www.saq-b2b.com, et devront le faire parvenir à l'adresse électronique selectiondesproduits@saq.qc.ca.

2.5 Expédition des produits

Pour fin d'expédition, les produits devront être palettisés sur des palettes conformes CPC permettant les chargements et déchargements mécaniques. Les caisses d'expédition ne devront pas excéder la surface de la palette (122 cm x 101 cm ; 48 po x 40 po). Chaque palette doit comporter un seul produit et doit être recouverte d'une pellicule plastique (shrink wrap) pour assurer la manutention de façon sécuritaire.

Chacune des unités de vente doit être identifiée par son code CUP / EAN13 (Code Universel de Produit ou European Article Number) apposé sur le produit ou sur une étiquette attachée au produit.

Les unités d'expédition (caisses) doivent être identifiées par leur code SCC /Ean14 (Shipping Container Code / European Article Number).

De plus, le fournisseur devra s'assujettir aux « Termes et conditions de commande » et aux « Instructions d'expédition » de la SAQ.

2.6 Prix

Le prix unitaire des produits présentés doit inclure les frais inhérents aux conditions de transport de l'Incoterm DDU (Delivered Duty Unpaid) pour livraison à notre entrepôt de Montréal.

Le prix fournisseur ne pourra être modifié pour toute la durée du contrat.

Si vous désirez valider votre prix de détail visé, veuillez contacter le service du prix de revient à l'adresse suivante : prixderevient@saq.qc.ca

2.7 Option de renouvellement

La SAQ se réserve la possibilité d'exercer, à sa seule discrétion, une option de renouvellement du contrat pour une autre période de deux (2) ans aux mêmes termes et conditions, sauf le prix qui pourra être majoré d'un pourcentage déterminé par le fournisseur dans sa soumission mais qui ne pourra cependant excéder 2% par année supplémentaire.

2.8 Demande de livraison

La SAQ émettra une commande au fur et à mesure de ses besoins. Cette commande est numérotée et comporte l'information pertinente à la livraison. Le fournisseur doit se conformer en tous points aux indications de la commande (produit, quantité, lieu de livraison, date de livraison etc.) et de l'appel d'offres. À défaut de remplir ces conditions, la SAQ se réserve le droit de retourner le voyage ou d'apporter les modifications nécessaires et ce, au frais du fournisseur.

2.9 Inventaire

Le fournisseur devra s'assurer de maintenir un inventaire adéquat pour satisfaire les besoins de la SAQ de manière à ce que le fournisseur livre les biens commandés dans un délai maximal de 30 jours suivant la réception de la commande émise par la SAQ. Il sera de la responsabilité du fournisseur de s'informer auprès de la SAQ des quantités requises pour finaliser le contrat.

La SAQ ne s'engage pas à acheter le stock d'inventaire que le fournisseur aura en sa possession à la fin du contrat.

2.10 Adresse de livraison

Tel qu'il sera mentionné sur les bons de commande, la livraison devra être effectuée à l'adresse suivante, suite à une prise de rendez-vous :

Centre de distribution de Montréal
1900, rue De Boucherville
Montréal (Québec) H1N 3V3

Le numéro de commande de la SAQ devra être inscrit sur les bons de livraison.

Les heures d'ouverture sont du lundi au jeudi de 7h15 à 16h15 et le vendredi de 7h15 à 11h45.

2.11 Garantie

Le fournisseur doit garantir que tous les biens livrés sont neufs et puissent servir à l'usage auxquels ils sont destinés, contre tout défaut de fabrication et contre tout bris ne résultant pas de la faute de la SAQ. Il s'engage également à effectuer les réparations nécessaires à ses frais.

De façon plus spécifique, les boîtes de bois et les alcootests devront présenter une durée de vie raisonnable à partir de leur date de réception dans les entrepôts de la SAQ. Le fournisseur de ces produits devra inscrire la durée de vie à la section D (page 2) du formulaire de présentation - Produit connexe sans alcool. Tous les frais reliés à la reprise ou à la destruction de l'inventaire périmé seront aux frais du fournisseur.

2.12 Facturation

Tel que mentionné dans ses Termes et conditions de commande, la SAQ effectue ses paiements dans les trente (30) jours de la réception des marchandises à ses entrepôts sous réserve du respect, par le fournisseur, des autres conditions du présent bon de commande et de l'acceptation des marchandises.

Cependant, un paiement sera réputé en retard uniquement si la période de paiement est supérieure à soixante (60) jours de la date prévue au paragraphe précédent pour calculer le délai de trente (30) jours. Dans ce cas, la SAQ paiera, sur demande spécifique du fournisseur, l'intérêt aux taux de base sur le montant de ce paiement à compter du premier jour de retard.

Le fournisseur qui réclame des intérêts doit transmettre sa réclamation accompagnée de toutes les pièces justificatives nécessaires dans les soixante (60) jours de la réception du paiement réputé en retard sous peine de déchéance de son droit.

Quand des produits sont refusés par la SAQ, cette dernière déduit du montant dû au fournisseur un montant correspondant au prix des produits refusés ainsi que tous les autres frais inhérents.

Les factures devront indiquer le numéro de commande et être acheminées par courriel ou à l'adresse suivante :

Comptabilité fournisseurs
Société des alcools du Québec
905, rue de Lorimier
Montréal (Québec) H2K 3V9
Courriel : comptabilitefournisseur@saq.qc.ca

2.13 Emballage

Les produits livrés dans des emballages endommagés seront retournés au fournisseur à ses frais.

2.14 Conformité de la marchandise reçue

La SAQ se réserve le droit de refuser ou de faire remplacer aux frais du fournisseur, en totalité ou en partie, toute marchandise qui ne serait pas à son entière satisfaction ou qui ne serait pas en tous points conforme aux spécifications techniques énoncées au présent document.

Le fournisseur s'engage à reprendre à ses frais et risques, tous les produits refusés par la SAQ, à fournir les quantités de remplacement correspondantes sur demande, sans indemnité ou compensation de la part de la SAQ, au plus tard, dans un délai maximal de 30 jours, et ce à partir de la demande à cet effet.

La SAQ pourra cependant ne pas se prévaloir de son droit de faire remplacer la marchandise refusée, auquel cas, la SAQ se réserve le droit d'annuler la commande, en tout ou en partie, sans pour cela perdre son droit de retourner la marchandise refusée, et ce, aux frais et risques du fournisseur.

2.15 Respect des politiques de la SAQ

Le fournisseur doit s'engager à respecter les conditions de la Politique d'achat et de la mise en marché applicables à un nouveau produit de spécialité.

Le fournisseur désireux d'obtenir plus de détails sur la politique de commercialisation de la SAQ, peut consulter le portail électronique www.saq-b2b.com, sous l'onglet Politique et normes.

2.16 Collaboration

Le fournisseur s'engage à collaborer avec la SAQ pour assurer la bonne exécution du contrat.

2.17 Non-exclusivité

Rien dans le présent document ne peut être interprété comme conférant au fournisseur quelque forme d'exclusivité que ce soit.

2.18 Force majeure

Aucune des parties n'est responsable pour tout défaut de respecter ou tout retard à exécuter ses obligations prévues au contrat si tel défaut ou retard est causé par un conflit de travail ou tout autre événement de force majeure affectant l'une ou l'autre des parties aux présentes.

Dans ce cas, le temps alloué au fournisseur, soit pour compléter les travaux, soit pour livrer le ou les produits ou pour fournir un service est prolongé d'une période de temps raisonnable déterminée par la SAQ, non supérieure à la durée de l'événement de force majeure, le tout sans indemnité, augmentation de prix ou quelque paiement supplémentaire que ce soit.

Les parties doivent faire tous les efforts raisonnables pour minimiser les effets de tels événements sur l'exécution de leurs obligations respectives.

2.19 Cession

Le fournisseur ne peut, sans l'autorisation écrite préalable de la SAQ et aux conditions que celle-ci pourrait déterminer, céder, en tout ou en partie, les droits découlant du contrat.

2.20 Modifications et renonciations

Les modifications ou renonciations aux conditions du contrat ne lient les parties que si elles ont été expressément convenues dans un écrit signé par les deux parties. Ainsi, le fait pour une partie de ne pas exiger la stricte exécution d'une obligation prévue au contrat, ne constitue pas une renonciation à ce droit, cette partie conservant tous ses recours prévus par la loi.

2.21 Publicité et annonce publique

Sauf quant aux références d'usage dans le commerce à l'effet que le fournisseur ou l'un de ses sous-traitants exécute ou a exécuté le mandat visé par le contrat, le fournisseur et ses sous-traitants ne feront aucune référence au projet dans toute publicité commerciale et n'utiliseront d'aucune façon le nom ou le logo de la SAQ, sans l'accord préalable écrit de la SAQ. Par « publicité commerciale », on entend tout message commercial destiné au public en général ou à un public cible, visant à promouvoir les biens ou les services du fournisseur ou de l'un de ses sous-traitants.

2.22 Conformité

Sous réserve de ses autres recours, la SAQ peut demander au fournisseur de reprendre à ses frais tous services, travail ou biens qui ne seraient pas en tous points conformes aux spécifications énoncées à l'appel d'offres.

2.23 Résiliation

Une partie peut résilier ce contrat pour l'un des motifs suivants :

a) l'autre partie fait défaut de remplir l'une ou l'autre des obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat.

b) l'autre partie cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de sa faillite, liquidation ou cession de ses biens.

Pour ce faire, la partie qui demande la résiliation adresse un avis écrit de résiliation à l'autre partie énonçant le motif de résiliation. S'il s'agit d'un motif de résiliation prévu au paragraphe a), la partie dont le défaut est allégué aura dix (10) jours ouvrables pour remédier au défaut énoncé dans l'avis, à défaut de quoi ce contrat sera résilié, la résiliation prenant effet de plein droit à l'expiration des dix (10) jours. S'il s'agit d'un motif de résiliation prévu au paragraphe b), la résiliation prendra effet de plein droit à compter de la date de la réception de l'avis par la partie concernée.

L'exercice du droit de résiliation par une partie est fait sous réserve de tous les autres droits et recours que cette partie peut faire valoir.

2.24 Lois applicables

Les parties reconnaissent que le contrat est conclu au Québec ou est réputé avoir été conclu au Québec et qu'il est régi par les lois en vigueur au Québec. En cas de contestation, seuls les tribunaux ayant juridiction dans le district judiciaire de Montréal seront compétents.

Pour plus de précision, les parties déclarent renoncer expressément à l'application de la Convention des Nations Unies relative au contrat de vente internationale de marchandises.

Besoins spécifiques