Appel d'offres - détails

La Société des alcools du Québec (SAQ) vous invite à soumettre vos offres de produits cadeaux et de coffrets de dégustation pour son réseau de succursales en vue de la campagne des Fêtes 2024

Vos offres complétées en ligne, comprenant le paiement de 231 $ CA par offre, par carte de crédit, non remboursable, doivent être soumises AU PLUS TARD le jeudi 14 mars 2024, à 23 h 59, heure locale de Montréal, Québec (Canada). (ci-après la « fermeture de l'appel d'offres »).

NOTE : tout autre type d'offre (offre spontanée - OS) ou mode de transmission sera refusé (Excel, PDF, télécopie, etc.)

Dans le cadre de l'opération colis cadeaux / coffrets de dégustation 2024, veuillez noter que certains produits de la campagne des Fêtes 2023 seront reconduits. Ces produits seront sélectionnés par la SAQ et devront être soumis par offres de reconductions (RC) et non dans le cadre du présent appel d'offres (AO). Nous communiquerons avec les agents et les représentants d'ici le 29 février 2024. Veuillez vous assurer que vos reconductions (RC) sont à jour.

Afin de combler les besoins de l'opération colis cadeaux / coffrets de dégustation 2024, la SAQ désire retenir environ QUINZE (15) produits dans le cadre de cet appel d'offres parmi les différents types de produits suivants. Dans le but de favoriser la découverte, nous sommes particulièrement à la recherche de coffrets de dégustation. Le nombre de produits sélectionnés par catégorie sera déterminé en fonction des offres reçues :

SPIRITUEUX
BIÈRES
PORTO
VIN REPAS (tous formats et types de contenants)*
CHAMPAGNES
MOUSSEUX
TERROIR QUÉBÉCOIS
FAIBLES EN ALCOOL
PRODUITS HAUT DE GAMME EN COLIS CADEAU (100$ à 250$)

Note :
Prix de détail suggéré maximum de 100,00 $ CA, sauf pour les produits de haut de gamme.
La valeur du cadeau (emballage, boîte-cadeau, cadeaux, etc.) doit représenter un attrait pour le consommateur et fournir un stimulus à l'achat.

*Exemple, canette 250 ml, demi-bouteille 375 ml, etc.

Critères d'évaluation

1. Originalité du produit pour les nouveaux colis cadeaux présentés et pertinence de la valeur ajoutée, s'il y a lieu.
2. Évaluation visuelle du produit et qualité/attrait de la partie non alcoolique du colis cadeau, s'il y a lieu
3. Ratio du prix de détail par rapport au produit alcoolisé commercialisé dans le réseau
4. Performance de vente du produit alcoolisé commercialisé dans le réseau
5. Diversité des offres

Critères à respecter

• Aucun nouveau liquide. Le produit doit déjà être commercialisé à la SAQ (avoir un code SAQ actif).
• Un nouveau format d'un produit actif commercialisé à la SAQ pourrait être considéré.
• La nature du produit.
• Tous les colis cadeaux doivent contenir un ou des produits alcoolisés ou désalcoolisés.
• Le colis cadeau ne doit contenir AUCUN produit alimentaire.
• Le code CUP/EAN13 figurant sur l'emballage-cadeau devra être différent du code figurant sur le produit alcoolique ou désalcoolisé, et doit être libre d'utilisation. Ce code ne devra être relié en aucun cas à un produit ayant des quantités toujours disponibles dans le réseau ou encore n'ayant eu aucune transaction au courant des 2 années précédant la réutilisation, sans quoi des corrections devront être apportées.
•  Les produits retenus devront être assemblés par le fournisseur avant l'expédition.

Budget promotionnel

Un budget promotionnel servant à couvrir les frais d'étalage et de promotion d'un minimum équivalent à 10% du prix fournisseur par caisse réelle est exigé. Si le produit est retenu, le budget inscrit sera facturé directement au fournisseur selon le nombre de caisses commandées par la SAQ.

Commande

Afin d'être commercialisé pour la campagne des Fêtes 2024, la commande devra être expédiée en prévision d'une réception au plus tard le 7 octobre 2024.

L'impossibilité de pouvoir respecter cet échéancier pourrait engendrer une modification des quantités ou l'annulation de la commande.

Complément à l'appel d'offres (applicable à toutes les offres AO et RC)

Afin de clarifier l'offre telle que soumise dans SAQ-B2B, il vous est demandé de remplir ce questionnaire en prenant soin de répondre à toutes les questions, et ce, avant la date de fermeture de l'appel d'offres. La compilation des résultats servira au calcul des prix de détail ainsi qu'à la clarification de certains détails de l'offre.

Soumission du visuel

Au moment du dépôt de l'offre, et avant la fermeture de l'appel d'offres, vous devez expédier par courriel le visuel du colis-cadeau (image complète de la bouteille et de son emballage, tel que vu sur une tablette par le consommateur québécois) à l'adresse : SAQCommercialisation@saq.qc.ca

Assurez-vous d'inscrire le numéro de l'offre (ex: AO-xxxxxx ou RC-xxxxxx), le nom du produit et le nom de l'appel d'offres dans l'objet du message. Note : le visuel peut être en format PDF ou JPG ou présentation PowerPoint.

Critères à respecter

IMPORTANT: l'aspect environnemental du colis cadeau dans son ensemble sera pris en considération :

 Bonnes pratiques recherchées :

• réduction de l'emballage
• recyclabilité du contenant et de l'emballage
• emballage conçu d'une seule matière
• incorpore un % de matière recyclée
• la valeur ajoutée est réutilisable

 À ÉVITER :

• Le bois
• Le plastique compostable ou biodégradable, ou autres matières de type PLA
• Les anneaux de plastique souple à usage unique, bientôt interdits au Canada
• La céramique, la porcelaine et le grès
• Le vinyle/PVC
• Les livrets

Contenant et emballage :

Le contenant¹et l'emballage²doivent être recyclables et recyclés au Québec.

¹Contenants recyclables et recyclés au Québec : verre, aluminium, aseptique (type Tetrapak) ou plastiques PET (#1) ou HDPE (#2)
²Emballages recyclables et recyclés au Québec : carton, aluminium, plastiques HDPE / rHDPE ou pellicule LDPE.

Prix

Veuillez-vous référer à la Politique d'achat et de mise en marché, chapitre 5, section 5.2 - Prix.

Taux de change

Voici les taux de change applicables lors du dépôt de l'appel d'offres:

Code   Pays d'origine   Numéraire       Standard

CAD   Canada                 Dollar            1,0000
USD   États-Unis             Dollar            1,3507
XEU    Europe                  Euro             1,4760

Pour soumettre une offre de produit, vous devez :

Accéder au portail électronique SAQ-B2B

Pour accéder à l'appel d'offres, suivre selon l'un ou l'autre des chemins suivants :

• Accéder à la section « Appels d'offres »

ou

• Accéder à la section « Mes Produits »
• Accéder au module « Catalogue d'offres SAQ et demandes d'importations privées »
• Cliquer sur le lien Sélectionner « Répondre à un appel d'offres de la SAQ »

• Sélectionner l'appel d'offres dans lequel vous désirez soumettre une offre
• Descendre jusqu'à la fin du texte
• Cliquer sur le bouton « Ajouter une offre » ou « Ajouter une offre à partir d'une offre existante »
• Remplir tous les champs requis de l'offre*
• Soumettre en ligne

Si vous n'êtes pas abonnés au site transactionnel, vous pouvez vous créer un compte, sans frais, vous permettant de soumettre vos offres dans la section S'abonner.

*IMPORTANT : Dans la section « Détails de l'offre », à la question « Prix fournisseur (par caisse) » de l'onglet Produit et offre, veuillez indiquer le prix fournisseur TOTAL (liquide ET emballage).

*Note : Le « prix de détail suggéré » calculé dans le formulaire d'offre de produit est à titre informatif uniquement. Pour connaître le prix de détail suggéré du colis-cadeau, vous pouvez contacter le Service du prix de revient une fois le questionnaire rempli afin qu'ils aient tous les outils pour procéder.

Particularités

A) Produit de cultures certifiées biologiques :

Les produits importés portant la mention BIOLOGIQUE ou toute autre dénomination de cette nature doivent rencontrer les exigences du règlement canadien sur les produits biologiques en cette matière.

Les produits en provenance du Québec portant la mention BIOLOGIQUE ou toute autre dénomination de cette nature doivent rencontrer les exigences du Conseil des appellations réservées et des termes valorisants du Québec (CARTV).

L'organisme de certification devra obligatoirement être inscrit dans la page « Développement durable et autre ». Des preuves de certification ou d'accréditation seront exigées ultérieurement.

Les produits devront présenter une durée de vie suffisante afin d'assurer une commercialisation dans des délais raisonnables (nous estimons cette durée à au moins 1 an à partir de la cueillette de la commande).

B) Produits alcooliques ayant la mention « Équitable » :

Un fournisseur qui présente ses produits avec la mention « Équitable » doit être détenteur d'une licence appropriée lui permettant de commercialiser ses produits avec cette certification.

Un logo « ÉQUITABLE » devra être apposé sur les bouteilles du produit. Le nom de l'organisme d'accréditation (TransFair ou Fairtrade) devra obligatoirement être inscrit dans la case « Information supplémentaire » de l'onglet « Produit et offre », à la section « Autres » du formulaire. Des preuves de certification ou d'accréditation seront exigées ultérieurement.

C) Déclaration environnementale :

Un fournisseur qui présente un produit avec une déclaration environnementale devra se conformer aux normes décrites dans le Guide pour l'industrie et les publicitaires de l'Association canadienne de normalisation du Canada. Lors de la sélection d'un nouveau produit, le fournisseur devra compléter le formulaire Déclaration environnementale - prise de responsabilité de la SAQ.

Conditions

La SAQ se réserve le droit de n'accepter aucune des offres reçues ainsi que d'annuler le présent appel d'offres et rejeter toutes les offres, sans aucune indemnité pour les soumissionnaires et sans que la SAQ ne soit responsable des frais et des pertes encourues par les soumissionnaires.

La SAQ pourra considérer que toute omission, abstention, imprécision ou éléments de non-conformité avec l'une ou l'autre des dispositions du présent appel d'offres, rendra une soumission non conforme et pourra, de ce fait, entraîner l'annulation de l'offre ou l'application de frais administratif.

Aucune modification ne sera permise après la fermeture de l'appel d'offres.

Toutes informations fausses ou erronées inscrites dans l'offre, toutes modifications apportées après la sélection du produit ou le non-respect des divers échéanciers pourraient occasionner le retrait du produit.

La SAQ n'est pas tenue d'accepter une proposition d'un produit même s'il correspond à un besoin spécifique décrit au présent appel d'offres.

La SAQ n'assumera aucune dépense encourue par le fournisseur pour préparer et présenter son offre.

Toutes les offres reçues, tous les documents et autres pièces reçues durant le traitement de l'offre deviennent la propriété exclusive de la SAQ.

Si, au terme de l'analyse des offres, le produit est sélectionné, le fournisseur doit s'engager à respecter les conditions de la Politique d'achat et de mise en marché.

Afin d'éviter toute confusion, veuillez attendre la réponse de la SAQ avant de faire parvenir les étiquettes et les échantillons requis.

Seule la version française de l'appel d'offre a valeur officielle. En cas de divergence entre le texte de la version française et celui de toute traduction, le texte de la version française prévaut.

Pour plus d'information sur la façon de remplir le formulaire, veuillez communiquer avec le Service d'Assistance aux Relations d'Affaires (SARA) au 514 254-2711 ou via Contactez-nous.